De tre fasene av en offentlig anskaffelse ii - iStock.jpg
Regelverket for offentlige anskaffelser er omfattende. Men det gir også muligheter for å sikre seg at man kjøper noe som møter ens behov, blant annet ved å utnytte markedets kompetanse. Bilde: iStock.
Offentlige anskaffelser

De tre fasene av en offentlig anskaffelse

Hvordan gjøre en offentlig anskaffelse • Energi | Havn | Avfall | Andre bransjer | Brann og redning

Det er viktig å avklare sitt behov og bli kjent med mulighetene som markedet tilbyr før man gjennomfører selve konkurransen. God oppfølgning av kontrakten er også et suksesskriterie.

Ved å dele anskaffelsesprosessen i tre faser blir det enklere både å planlegge og å se om man har behov for veiledning underveis i anskaffelsen:

Første fase: Avklare behovet og forberede konkurransen

Tidlig i prosessen har du størst mulighet til å påvirke anskaffelsen. Det å vurdere behov, sondere mulighetene i markedet og forankre innkjøpet hos ledelsen er  suksessfaktorer i denne fasen av en anskaffelse. Man må utarbeide en strategi for hvordan konkurransen best kan gjennomføres. I denne fasen tas det mange beslutninger som påvirker den videre gjennomføringen av konkurransen.

Anskaffelsesregelverket stiller strenge krav til dokumentering og etterprøvbarhet. Derfor er gode dokumentasjonsrutiner svært viktig.

For å utnytte markedets kompetanse maksimalt kan det være hensiktsmessig å gjennomføre en offentlig anskaffelse med forhandlinger. Her finner du en egen veileder som gir en oversikt over når det er tillatt å forhandle og hvilke prosedyrer som gjelder: Gjennomføring av forhandlinger – praktisk veileder.

Her finner du en kort introduksjon til anskaffelser og forklaring av noen nøkkelbegreper.

Andre Fase: Gjennomføre konkurransen

Konkurransen starter med den formelle henvendelsen til markedet, vanligvis gjennom en kunngjøring på Doffin. Formålet er å inngå en eller flere kontrakter som skal bidra til å nå mål og resultater som er nedfelt i konkurransegrunnlaget.

Etter kunngjøring av konkurransen skal oppdragsgiver velge tilbud og inngå avtale. Dette omfatter å motta tilbud, vurdere kvalifikasjoner, evaluere tilbud, meddele tildeling av kontrakt, kunngjøre tildeling av kontrakt og evaluere konkurransen.

Det er viktig at oppdragsgiveren velger kontrakt. Man må "aldri" akseptere leverandørens standardvilkår. Her finner du maler for konkurransegrunnlag og aktuelle kontrakter.

Tredje fase: Følge opp kontrakten

Ved klage
Når en leverandør er valgt, og ofte før kontrakt er inngått, vil kontraktstildelingen kunne angripes - typisk av andre tilbydere som mener at deres tilbud skulle vært valgt.

Her kan du lese hvordan du bør håndtere innsynskrav i tilbud og konkurransedokumenter.

De som har deltatt i konkurransen vil kunne bringe saken inn for Klagenemnda for offentlige anskaffelser (KOFA). KOFA kan ilegge overtredelsesgebyr hvis det er foretatt ulovlige direkte anskaffelser, og ellers komme med rådgivende uttalelser i andre saker. Les mer om hva som skjer ved en KOFA-klage.

Dersom en kontrakt er inngått i strid med anskaffelsesregelverket, kan rettsvesenet blant annet bestemme at kontrakten skal settes til side umiddelbart, at den skal slutte å løpe fra et bestemt tidspunkt (avkortning) og/eller at det skal ilegges gebyr. Les mer om følgene ved regelbrudd.

Det er viktig å merke seg at brudd på anskaffelsesregelverket kan utløse erstatningsplikt. Da vil man fort måtte betale erstatning til de som har deltatt i konkurransen.

God kontraktsoppfølgning
Etter at en kontrakt er inngått skal avtalen følges opp for å sikre at leveransen er i henhold til avtalte vilkår. Det er viktig at kontraktens vilkår er kjent i virksomheten og innarbeides i dens rutiner og prosedyrer. 

Fra tid til annen kan det likevel dukke opp uforutsette ting som gjør at kontraktsvilkårene ikke lenger er like hensiktsmessige som før. Da vil det ofte melde seg et spørsmål om det er mulig å endre en allerede inngått kontrakt.

Videre lesning hos Difi

Direktoratet for forvaltning og IKT har utarbeidet egne fagsider om offentlige anskaffelser. Her finner du blant annet «Anskaffelsesprosessen steg for steg». Dette er Difis standardiserte prosessmodell for gjennomføring av en anskaffelse fra start til slutt. Du finner også en rekke veiledere og maler som er relevante.